COVID-19 : Procédure extraordinaire pour des assemblées départementales via Zoom

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Mesdames les professeures, Messieurs les professeurs,

La crise sanitaire mondiale nous amène à composer, dans nos usages de travail, avec l’obligation civique du confinement. Comme ce confinement semble devoir se prolonger en contexte québécois, le comité exécutif du SPUQO-CSN est conscient que certaines décisions conventionnées, prises lors des assemblées départementales, ne peuvent être repoussées indéfiniment sans causer un préjudice aux activités départementales et universitaires lors d’un éventuel retour à la normale.

Ce type d’assemblée, s’il laisse place à un mode compensatoire en virtuel ou à distance, comporte toutefois certains risques qui, s’ils ne sont pas bien encadrés, peuvent conduire à des contestations des décisions qui y auraient été prises. C’est pour ces raisons que nous vous proposons une procédure vous permettant de mener vos assemblées départementales décisionnelles à distance et visant à réduire ces risques, bien qu’ils ne peuvent être totalement éliminés.

PROCÉDURE EXTRAORDINAIRE EN RAISON DE COVID-19 POUR MENER DES ASSEMBLÉES DÉPARTEMENTALES ET DE VOTE À DISTANCE VIA LA PLATEFORME ZOOM

1.Assemblées décisionnelles à distance : précautions préliminaires

a. Qui est là ?

Il est essentiel de savoir qui est présent à distance. Il faut donc une procédure d’invitation et d’identification de chaque professeur.e du département.

Les recommandations des STI à cet effet sont les suivantes :

  • Toujours sélectionner « créer automatiquement l’ID de réunion » ;
  • Définissez un mot de passe pour toutes vos rencontres. Le mot de passe choisi sera automatiquement ajouté au message d’invitation par défaut ;
  • Désactivez l’accès à la rencontre avant l’arrivée de l’animateur ;
  • Activez la salle d’attente ;
  • La salle d’attente permet à l’animateur de contrôler manuellement les participants qui se connectent à la rencontre.

Rappelons qu’à compter du 13 avril 2020, certains paramètres de la plateforme Zoom seront obligatoires :

  • Un mot de passe pour accéder aux rencontres, incluant par téléphone ;
  • L’activation de la salle d’attente ;
  • L’impossibilité de joindre une rencontre avant l’arrivée de l’animateur ;
  • La possibilité d’utiliser l’ID de réunion personnelle pour les rencontres sera retirée.

La plateforme Zoom permet d’inviter directement et d’identifier les personnes présentes à l’assemblée. Il faut donc que le mode vidéo de chacun.e des participant.e.s soit ouvert en tout temps afin que le.la président.e d’assemblée puisse valider l’identité des personnes présentes.

Vous devez vous assurer par ailleurs que tous les membres du corps professoral ont la possibilité d’accéder à la réunion. Vous devez savoir que si un membre ne possède pas les moyens de rejoindre l’assemblée départementale décisionnelle, ce dernier pourrait user de son droit de contestation de la tenue de l’assemblée et des décisions qui auront été prises.

b.  Enregistrement ?

L’animateur de la séance peut bloquer l’enregistrement dans les paramètres du compte Zoom. Pour l’instant, toutefois, cette fonction est désactivée par les droits d’administrateurs des STI de l’UQO.

Il est possible qu’une personne présente à l’assemblée enregistre les échanges sans en aviser les autres membres présents. Les discussions pourraient alors être diffusées à l’externe, sur la place publique, sans le consentement des membres de l’assemblée. Il serait pertinent, à cet égard, étant donné que ce risque est toujours possible, de vous doter d’une règle départementale interdisant explicitement tout enregistrement des assemblées ou d’obtenir l’unanimité des participant.e.s pour l’autorisation d’enregistrement, aux fins de la rédaction du procès-verbal, par exemple.

c. Processus pleinement délibératif ?

L’utilisation d’un médium tel que Zoom peut avoir une incidence sur les collègues qui ne sont pas à l’aise de débattre d’une question soumise au vote sous cette forme. La connaissance du médium et l’aisance à l’utiliser peut amener certain.es collègues à ne pas exprimer leur opinion ou pour d’autres, à laisser croire faussement que le tour de la question est fait. Cette possibilité pourrait conduire à des mésententes futures sur la décision ou son issue lors d’un vote. Pour éviter ce genre de situations, il est suggéré de procéder au droit de parole en privilégiant un tour de table ordonné, par exemple, par ordre alphabétique. Il est possible de « lever sa main » dans le panneau « Participants » pour signifier sa volonté d’intervenir ou vous pouvez également utiliser la fonction « Chat/Converser ».

2.  Tenue d’une assemblée départementale décisionnelle à distance

Le comité exécutif du SPUQO conseillé par la CSN et le SPUQ propose la démarche suivante pour la tenue des assemblées départementales décisionnelles et d’information.

a. Conditions de départ :

  • la directeur.trice du département doit vérifier si tous les membres de l’assemblée départementale ont les moyens (réseau wifi stable, ordinateur et disponibilité vue le contexte de crise, certains ayant des obligations familiales, de proches aidants, etc.) et la disponibilité de participer à une assemblée départementale à distance au moment désigné. Il.elle doit fixer la date et la durée de l’assemblée ;
  • la directeur.trice du département doit soumettre un ordre du jour et indiquer tout sujet de discussion, projet de résolution et de vote qui seront traités au cours de cette assemblée à distance. Ces éléments ainsi que les documents pertinents pour la rencontre doivent être envoyés aux membres du corps professoral à l’avance, en fonction de règles connues (72 heures, par exemple) ;
  • Les objets d’un vote décisionnel en assemblée à distance sont précisés dans l’ordre du jour et peuvent être, à titre d’exemples : l’embauche d’un.e professeur.e ; les tâches d’enseignement ; l’évaluation des professeur.e.s ; et toute autre décision ne pouvant être reportée.

b. L’assemblée départementale à distance via Zoom :

  • La présidence d’assemblée (identifié.e, si possible, lors de l’assemblée précédente) fait parvenir à tous les membres du corps professoral le lien de connexion avec l’heure et la durée de la réunion, au plus tard, la veille de la réunion ;
  • La réunion débute lorsque le quorum est atteint selon les statuts et règlements du département ;
  • La présidence d’assemblée s’assure que tous les participant.e.s comprennent la procédure afin de demander leur droit de parole, via « converser » situé au bas de l’écran ou en « levant la main virtuellement » ;
  • La présidence d’assemblée vérifie les présences et valide l’identité des professeur.e.s ;
  • L’assemblée départementale est menée comme une assemblée en présence à l’exception du droit de parole qui est demandé via la fonction « converser » ou en « levant la main virtuellement » ; il est préférable de ne pas permettre les interventions « ad hoc », à moins d’ouvrir une nouvelle liste de demandes d’intervention (par exemple en demandant aux professeur.e.s d’écrire « intervention ad hoc » dans « converser ») ;
  • Les règles habituelles des assemblées départementales continuent de s’appliquer (pour le quorum, les demandes de vote, etc.).

3. Procédures de vote :

a. Résolutions pro forma :

Dans le cas des résolutions de routine, correspondant souvent à des processus d’ordre administratif (EQE, tâches, etc.) et s’accompagnant le plus souvent de modèles types de résolution, il est possible de procéder par vote électronique. La procédure de vote est ouverte par courriel adressé à l’ensemble des professeur.e.s du département. Le courriel d’invitation à voter devrait comprendre, outre la ou les résolutions proposées pour adoption, des indications sur la durée du vote (la date et l’heure de la fin du vote). Cette durée devrait être d’au moins 72 heures et d’au plus 7 jours, dont 48 heures ouvrables.

Tout membre de l’assemblée peut :

  • Émettre une ou plusieurs opinions sur les résolutions ;
  • Exprimer son vote de façon claire et précise soit : POUR, CONTRE, ABSTENTION ;
  • Droit de dédit : seul le dernier vote valide exprimé par un.e professeur.e avant l’heure limite de la clôture de l’assemblée sera comptabilisé ;
  • Dissidence : une fois les résultats du vote connus, inscrire sa dissidence au procès-verbal.

b. Autres résolutions :

  • Dans le cas des résolutions ne correspondant pas aux processus administratifs habituels, mais plutôt à des prises de position, donc à un texte sur lequel l’assemblée doit s’entendre, il est recommandé de suivre les règles habituelles (souvent celles découlant du Code Morin ou du Code des règles de procédure de la CSN, et plus précisément des règles d’adoption des « propositions ordinaires »). Nous suggérons de recommander aux professeur.e.s qui souhaitent proposer des amendements ou sous-amendements de formuler par écrit leur proposition par le biais de la fonction « Converser ».
  • La présidence d’assemblée devrait rendre visible, soit par « Partage de document » soit par la fonction « Partage d’écran » le texte de la résolution, des amendements et des sous-amendements, avant de demander le vote, par l’outil « sondage » de la plateforme Zoom (avec choix : POUR, CONTRE, ABSTENTION). Le sondage doit être créé lors de la programmation de la réunion ; voir le tutoriel en fin de document.

c. Vote secret :

  • La plateforme Zoom, via l’outil sondage, permet le vote secret ne pouvant être traçable. L’administrateur.trice du processus de vote ne peut voter, toutefois ; il.elle est le.la seul.e. à connaitre le résultat du vote secret.
  • Nous proposons que le vote secret soit géré par un.e scrutateur.rice indépendant.e, (et prévenu.e à l’avance), par exemple l’adjointe administrative de l’assemblée départementale, afin d’assurer la neutralité de la procédure et permettre à tous les professeur.e.s du département de voter. Cette personne doit être animatrice ou coanimatrice de la réunion pour être en mesure de lancer le vote via l’outil sondage.
  • Au moment du vote, le,la scrutateur.trice indépendant.e déploie le mécanisme de vote secret du Zoom et l’achemine aux membres de l’assemblée départementale.
  • Le vote se tient lors de l’assemblée départementale en temps réel. Une fois que tous les membres présents ont voté, le résultat est consigné au moyen d’une saisie de l’écran ou d’une photo de l’écran prise par le.la scrutateur.trice qui affiche le résultat à l’écran de la réunion.

4. Procès-verbal 

Un procès-verbal de l’assemblée départementale à distance, comprenant les résultats du vote, doit être rédigé.

5. Voici quelques liens pertinents pour utiliser Zoom :