Avis d’interprétation du syndicat des professeures et professeurs de l’UQO (SPUQO) concernant l’interprétation de l’article 9.06 portant sur le comité de sélection et le processus de sélection de la convention collective.
Aux professeur·es de l’UQO,
Dans un premier temps, nous vous informons par écrit des circonstances menant au présent avis d’interprétation de l’article 9.06 portant sur le comité de sélection et le processus de sélection de la convention collective.
Dans le cadre du processus d’évaluation des candidatures pour un processus de sélection visant à combler un poste de professeur·e, le comité exécutif du SPUQO a été sollicité par certains de ses membres pour obtenir un avis d’interprétation de l’article 9.06 de la convention collective. Plus spécifiquement, la demande d’interprétation porte sur les informations et la documentation que le comité de sélection doit fournir à l’assemblée départementale au moment d’informer ses membres à propos du processus effectué et de l’identification de la ou des candidatures retenues pour combler le poste de professeur·e.
L’article 9.06, qui a été modifié lors de la dernière négociation, stipule que :
« La directrice, le directeur de département constitue un comité de sélection, formé d’elle-même, de lui-même qui le préside, de deux (2) professeures, professeurs du département désignés par l’assemblée départementale et d’une (1) personne extérieure au département désignée par la vice-rectrice, le vice-recteur à l’enseignement et à la réussite.
Sur demande de la vice-rectrice, du vice-recteur à l’enseignement et à la réussite, la directrice, le directeur du département lui transmet la liste de toutes les candidatures reçues et le curriculum vitæ de chaque personne candidate.
Le comité de sélection établit ses règles de fonctionnement et procède à une sélection des personnes candidates. L’entrevue, la mise en place d’autres outils de sélection ou encore la prise de références professionnelles ainsi que les délibérations se font uniquement en présence des membres du comité de sélection et en tout respect des critères d’embauche des professeures, des professeurs.
Le comité de sélection soumet un rapport écrit à l’assemblée départementale. Ce rapport comprend :
- Le nombre de candidatures reçues ;
- La liste des candidats retenus pour entrevue de même que les critères utilisés pour la sélection ;
- Le cas échéant, une liste ordonnancée d’un maximum de deux (2) candidatures ;
- Le dossier complet de la candidature recommandée. Celui-ci contient :
- Ses champs d’intérêt principaux et complémentaires dans sa discipline ;
- Le curriculum vitae ;
- La lettre de présentation ainsi que toutes les pièces officielles pertinentes ou attestations assermentées versées au dossier qui seront nécessaires pour procéder à son engagement et à sa classification ;
- La liste des activités potentielles créditées d’enseignement dans ses domaines de compétences. Cette liste n’est pas contraignante dans les choix des cours futurs.
- En cas de désistement de la candidature recommandée, si applicable, le comité de sélection transmet le dossier complet de la deuxième candidature inscrite sur la liste ordonnancée soumise en vertu du paragraphe c) du présent article.
À la demande de la doyenne, du doyen de la gestion académique ou de la directrice, du directeur du département, l’Université s’engage à fournir une formation portant notamment sur la sélection ainsi que sur les normes et procédures en vigueur en respect des questions relatives à l’Équité, la Diversité et l’Inclusion aux membres des comités de sélection. Dans la mesure du possible, il est souhaitable qu’au moins (1) une professeure, un professeur membre de chaque comité de sélection ait participé à cette formation. »
En ce qui a trait au rapport écrit à fournir par le comité de sélection à l’assemblée départementale, le comité exécutif est d’avis que le rapport doit être constitué des éléments suivants :
- Le nombre de candidatures reçues : c’est-à-dire le nombre absolu de candidatures reçues, et ce, sans informations ou documentation supplémentaires sur celles-ci ;
- La liste des candidats retenus pour entrevue de même que les critères utilisés pour la sélection : c’est-à-dire, le nom des personnes retenues pour l’entrevue et la liste des critères d’évaluation qui ont servi au comité de sélection pour l’évaluation des candidatures reçues. Le compte-rendu du processus d’analyse critérié et le résultat de l’évaluation par le comité de sélection pour chacun des critères n’a pas à être inclus dans le rapport fourni à l’assemblée départementale (ex. : si un des critères de sélection est l’appartenance à un ordre professionnel, le comité doit identifier ce critère dans son rapport, mais n’a pas à spécifier si ce critère a été respecté pour chaque candidature reçue).
- Le cas échéant, une liste ordonnancée d’un maximum de deux (2) candidatures : le nom de la ou des candidatures recommandées (maximum de 2). Advenant que deux candidatures soient recommandées par le comité de sélection pour un seul poste, le comité doit spécifier dans son rapport l’ordonnancement de ces deux candidatures (c.-à-d., 1er et 2e rang).
- Le dossier complet de la candidature recommandée : c’est-à-dire le dossier complet, et ce, uniquement pour la candidature recommandée ou ordonnancée au 1er rang, qui comprend l’ensemble des éléments suivants :
- Ses champs d’intérêt principaux et complémentaires dans sa discipline ;
- Le curriculum vitae ;
- La lettre de présentation ainsi que toutes les pièces officielles pertinentes ou attestations assermentées versées au dossier qui seront nécessaires pour procéder à son engagement et à sa classification ;
- La liste des activités potentielles créditées d’enseignement dans ses domaines de compétences. Cette liste n’est pas contraignante dans les choix des cours futurs ;
- En cas de désistement de la candidature recommandée, si applicable, le comité de sélection transmet le dossier complet de la deuxième candidature inscrite sur la liste ordonnancée soumise en vertu du paragraphe c) du présent article : c’est-à-dire que, dans l’éventualité où :
- deux candidatures ont été retenues ;
- et que le candidat recommandé au 1er rang se désiste, le comité de sélection transmettra à l’assemblée départementale le dossier complet de la candidature recommandée au second rang.
Ainsi, le contenu du dossier de la candidature ordonnancée au 2e rang n’a pas à être communiqué à l’assemblée départementale, outre le nom (tel que stipulé au point b) de l’article 9.06), s’il n’y a pas désistement de la candidature ordonnancée au 1er rang.
Le comité exécutif du SPUQO considère que les informations se rapportant aux points suivants sont la prérogative du comité de sélection et n’ont pas à être partagées à l’assemblée départementale :
- L’entrevue, incluant la grille d’entrevue, les notes prises lors de l’entrevue ou tout enregistrement de l’entrevue ;
- Les outils de sélection utilisés ;
- Les informations entourant la prise de références professionnelles ou l’information obtenue lors de cette démarche ; et
- le contenu de la délibération et les points de délibération discutés lors des rencontres du comité de sélection.
Outre le texte de la convention collective, le comité exécutif rappelle par ailleurs l’entrée en vigueur des dispositions de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels auxquelles l’UQO doit se conformer.
Nous vous remercions pour l’attention que vous porterez à cet avis.
Le comité exécutif du SPUQO-CSN
Juin 2024